Om Claris FileMaker

FileMaker är en plattform för att bygga skräddarsydda it-system – CRM, Projekthantering, Ärendehantering, Order, tidrapportering, ja nästan vad som helst för ett företag. FileMaker har allt i ett: Databasmotor, logik, UX-användargränssnitt, behörighetssystem och kan avvändas på Mac, Windows, iPhone, iPad och via webbläsare. Dessutom har FileMaker eget API protokoll och kan kommunicera med andra it-lösningar och databaser.

Programmeringen i FileMaker kallas för low-code. Begreppet var på väg att bli riktigt inne strax innan AI tog över samtalet. Low-code har funnits sedan slutet av 1980-talet, långt innan någon hade hittat på ordet.

Plattformen ägs och utvecklas av Claris, ett helägt dotterbolag till Apple. FileMaker har mer än 40 års historia bakom sig. Och jag har arbetat nära Claris sedan 1989.

FileMaker och vårt sätt att utveckla kallas för Agil utveckling. Agil utveckling är ett flexibelt förhållningssätt till projektarbete som delar upp stora uppgifter i korta cykler, så kallade sprintar. Fokus ligger på samarbete, snabba leveranser och att anpassa sig efter nya behov i stället för att följa en stram och i förväg bestämd plan.

Många gånger medverkar kunden i utvecklingen. Vissa delar av utveckling går så fort så att kunden kan sitta bredvid och titta på. Testa och komma med feedback. Inga långa utdragna kostsamma projekt. Som alltid sätter vi människan dvs användare i fokus.

Grundläggande principer

• Människor i fokus: Kommunikation och samarbete mellan individer värderas högre än strikta processer.
• Fungerande resultat: Målet är att snabbt få fram något som fungerar och ger nytta, istället för att skriva långa dokument.
• Välkomna förändring: Det är tillåtet att ändra riktning när man lär sig nya saker längs vägen.
• Tidig feedback: Kunden eller användaren är delaktig under hela processen och testar resultatet tidigt

Jag kan bygga om delar av systemet medan användarna arbetar i det. En del utvecklare kallar det galenskap. Mina kunder säger i stället "skönt, då ser vi resultatet direkt". Det korta avståndet mellan önskemål och färdig funktion är hela poängen: du beskriver behovet på förmiddagen och testar lösningen på eftermiddagen.

Samma lösning på Mac, Windows, iPhone, iPad och i webbläsaren. Peter Sotare har använt FileMaker sedan 2000. Kundtjänst arbetar i FileMaker Pro på kontoret och sotarna i FileMaker Go ute i fält. De flesta på iPhone och de som skriver protokoll på iPad. Allt mot samma data i realtid. Kundtjänst kan ta del av bilder och protokoll före sotaren har kommit tillbaka till kammaren.

De olika ehörigheterna definieras i datamodellen i stället för att läggas på i efterhand. En användare eller en grupp får exakt de rättigheter du bestämt att se, skapa, ändra och radera, ända ner på fältnivå. Samma regler gäller oavsett om personen kommer in via FileMaker Pro, FileMaker Go, en webbläsare eller ett API-anrop.

Det gäller även när en AI-tjänst ska arbeta mot systemet. Jag använder ProofKit för att göra FileMaker-databasen till en MCP-server, vilket innebär att AI:n möter exakt samma behörighetsspärrar som en människa. Ändrar du en inställning slår den igenom överallt.

Hittar du inget standardsystem för era behov så kan FileMaker vara en bra plattform att byga på.

FileMaker Server krypterar data i vila med AES-256 och all trafik med SSL/TLS. Certifikat kan hanteras automatiskt. Autentisering kan kopplas till OAuth 2.0 och Active Directory, vilket innebär att era befintliga inloggningsrutiner och er tvåfaktorsautentisering fortsätter gälla.

För Claris molntjänster finns dessutom SOC 2 Type 2-rapport samt ISO/IEC 27001 och 27018.

När lösningen är affärskritisk

Claris har byggt in skydd och redundans som håller verksamheten i gång även när något går sönder. Två funktioner är särskilt värda att känna till.

• Remote Backup. FileMaker Server säkerhetskopierar automatiskt filerna till säker molnlagring var tjugonde minut, med central administration via Claris Control Center.
• Standby Server. En andra server hålls synkroniserad med den primära och kan ta över snabbt om huvudservern slutar svara.

Med en egen FileMaker Server installerad hos er lämnar informationen aldrig ert kontor. Alla på plats arbetar mot den. Personal ute i fält kopplar upp sig via inbyggd krypterad överföring.

För verksamheter med känsliga uppgifter, patientdata, personuppgifter eller kunder som ställer krav i sina upphandlingar, är det ofta ett avgörande argument. Ni vet var data ligger, ni styr backuperna och ni behöver aldrig förklara för någon vilket land servern står i. Den står ju i ert eget serverrum.

Vill ni hellre slippa hårdvaran går det lika bra att köra i molnet. Valet är ert och det går att ändra sig senare.

För ett återvinningsföretag i Stockholm byggde vi ett extranät, ett “Mina sidor” på webben. Deras kunder loggar in med ett konto som skapats i FileMaker och får tillgång till statistik, rapporter, diagram, transportdokument och kvittens på rapporteringen av farligt avfall till Naturvårdsverket. Vi integrerade FileMaker med MySQL och publiceringsverktyget Joomla, dels för snabb utveckling, dels för att sidorna skulle gå fort att ladda för slutkunden.

Resultatet blev färre inkommande frågor till administrationen, som slapp maila statistik. Kunderna blev nöjdare när de kunde hämta informationen själva, dygnet runt.

I dag kan i princip vem som helst be en AI-tjänst bygga ett system. Det går fort och ser imponerande ut på skärmen. Utmaningen visar sig när lösningen ska användas skarpt, varje dag, av flera personer, med riktig data och med säkerheten på plats.

Claris är rakt på sak i sin egen dokumentation: det ett AI-kodningsverktyg producerar körs oftast lokalt på en maskin, utan hosting, inloggning, behörighetsstyrning eller datasäkerhet. Bra för en prototyp, otillräckligt för ett affärssystem.

Ett system som verksamheten ska använda behöver vara driftsatt så att alla kommer åt det, säkrat så att rätt person ser rätt data och stabilt nog att hjälpa verksamheten i stället för att stjälpa den.

AI är ändå ett av mina viktigaste verktyg. Jag använder det dagligen för att skriva och förbättra script och beräkningar, för att planera arkitektur och som kvalitetsgranskare av mitt eget arbete. Det gör mitt arbete bättre och det gör att jag kan ta mig an komplexa lösningar utan att anlita underkonsulter.

Ai-tjänsterna är långt ifrån perfekta. En stor del av mitt jobb är fortfarande att peka ut riktningen och ge de vinklar som modellen ännu inte har lärt sig.

Att något går att bygga tekniskt betyder inte att det är rätt affärsmässigt. Den bedömningen kommer från mina 35 års arbete med verksamheter.